1. TOEPASSING

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke opdracht die verleend wordt aan, en op elke andere (contractuele of buitencontractuele) rechtsverhouding met, Persona Legal BV (RPR Gent, afdeling Kortrijk – BTW BE 0769.472.888) (hierna: ‘Persona Legal Advocaten’), haar vennoten en de advocaten en werknemers waar het kantoor mee samenwerkt of beroep op doet. De toepassing van algemene of andere voorwaarden van de opdrachtgever of medecontractant (hierna de ‘cliënt’) wordt uitgesloten.

Deze algemene voorwaarden vormen samen met de opdrachtbrief de volledige overeenkomst tussen de cliënt en Persona Legal Advocaten.

1.2. Deze algemene voorwaarden hebben kracht van wet in de verhouding tussen Persona Legal Advocaten en de cliënt en worden geacht te zijn aanvaard door de cliënt indien deze geen bezwaar heeft geuit binnen een redelijke termijn na de ontvangst ervan. De aanvaarding van deze algemene voorwaarden kan onder andere doch niet uitsluitend worden afgeleid uit de normale voortzetting van de prestaties door Persona Legal Advocaten zonder bezwaar van de cliënt binnen een redelijke termijn.

2. ALGEMENE VERPLICHTINGEN VAN PARTIJEN

2.1. Persona Legal Advocaten gaat ten aanzien van haar cliënt slechts middelenverbintenissen aan, geen resultaatsverbintenissen. Elke opdracht die zij aanvaardt, zal ze met de nodige professionaliteit uitvoeren.

2.2. Persona Legal Advocaten informeert de Cliënt stipt over de uitvoering van haar opdracht en over het verloop van de behandeling van de zaak.

2.3. De cliënt geeft stipt en gedurende de gehele duur van de opdracht, desgevallend op verzoek van Persona Legal Advocaten, alle nuttige informatie aan Persona Legal Advocaten.

2.4. De cliënt verbindt zich ertoe alle gegevens en inlichtingen, desgevallend gestaafd met stukken, te verstrekken.

2.5. De cliënt staat in voor de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van de door of namens hem/haar aan Persona Legal Advocaten verstrekte informatie.

2.6. De uitvoering van de verstrekte opdracht geschiedt uitsluitend ten behoeve van de cliënt. Derden kunnen aan de verrichte werkzaamheden en de resultaten daarvan geen rechten ontlenen.

3. BETALING VAN ERELONEN

3.1. Persona Legal Advocaten rekent haar erelonen aan volgens uurtarieven. De uurtarieven kunnen kosteloos worden aangevraagd en/of worden opgenomen in de opdrachtbrief. Dit tarief varieert naargelang de ervaring van de advocaten, de complexiteit van de behandelde materie, de hoogdringendheid van de zaak en het behaalde resultaat. Forfaitair wordt een administratieve kost in rekening gebracht ten belope van tien procent van de erelonen.

3.2. Persona Legal Advocaten kan een voorschot vragen. Een voorschot is het forfaitair bedrag dat de cliënt betaalt aan Persona Legal Advocaten, voorafgaand aan een gedetailleerde staat van kosten en ereloon.¹

In de eindstaat van kosten en ereloon worden de voorschotten op het totale bedrag in mindering gebracht. Alsdan zal een regularisatie plaatsvinden (in plus of in min) van de btw op de voorgeschoten kosten.²

3.3. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, dienen de door de cliënt voor de prestaties verschuldigde erelonen en kosten contant te worden betaald.

3.4. Ingeval van laattijdige betaling is de cliënt, na door Persona Legal Advocaten in gebreke te zijn gesteld waarbij hij wordt verwittigd dat een verwijlinterest zal worden aangerekend, een verwijlinterest verschuldigd van 10% op jaarbasis. Bovendien is de cliënt in dat geval op de niet of laattijdig betaalde erelonen een forfaitaire schadevergoeding van 12% verschuldigd ter vergoeding van de door de laattijdige betaling veroorzaakte kosten.

4. DERDENGELDEN

4.1. Persona Legal Advocaten stort alle bedragen die zij voor haar cliënt ontvangt binnen de kortst mogelijke tijd door aan haar cliënt. Indien de Persona Legal Advocaten een bedrag niet onmiddellijk kan doorstorten, verwittigt zij de cliënt van de ontvangst van het bedrag en brengt zij de cliënt op de hoogte van de reden waarom het bedrag niet wordt doorgestort.

4.2. Persona Legal Advocaten mag op de bedragen die zij ontvangt voor rekening van de cliënt sommen inhouden tot dekking van de openstaande voorschotten of staten van kosten en ereloon. Zij brengt de cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte. Deze bepaling doet geen afbreuk aan het recht van de cliënt om de ereloonstaten van Persona Legal Advocaten te betwisten en betaling van deze ingehouden bedragen te vorderen.

4.3. Het feit dat Persona Legal Advocaten openstaande voorschotten of staten van kosten en ereloon inhoudt op dergelijke bedragen, verandert niets aan de verplichting van de Persona Legal Advocaten om de verschuldigde btw daarop te voldoen, en dit via een of meer afzonderlijke betalingen aan de Advocaat voor zover de derdengelden in kwestie onvoldoende zouden zijn om het volledige verschuldigde bedrag aan btw te voldoen.

4.4. Persona Legal Advocaten stort alle bedragen die zij van de cliënt ontvangt voor rekening van derden onmiddellijk door aan deze derden.

5. BEROEP OP DERDEN

5.1. Buiten de gebruikelijke taken die in het advocatenkantoor worden vervuld, gaat de cliënt akkoord dat de Persona Legal Advocaten, onder de verantwoordelijkheid van deze laatste, voor specifieke opdrachten een beroep kan doen op andere advocaten voor de uitvoering van zijn opdracht.

5.2. Indien het voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is dat een beroep wordt gedaan op een gerechtsdeurwaarder of een vertaler, laat de cliënt de keuze daarvan aan de Persona Legal Advocaten.

5.3. Persona Legal Advocaten doet slechts met uitdrukkelijke instemming van de cliënt een beroep op andere derden, zoals notarissen, deskundigen of accountants, gekozen in overleg met de cliënt.

6. BEROEPSAANSPRAKELIJKHEID

6.1. Ter dekking van de eventuele beroepsaansprakelijkheid van Persona Legal Advocaten, alsmede van haar vennoten, elke advocaat, medewerker of stagiair, optredend in het kader van een samenwerkingsovereenkomst met Persona Legal Advocaten, heeft Persona Legal Advocaten een beroepsaansprakelijkheidsverzekering onderschreven.

6.2. De aansprakelijkheid ten aanzien van de cliënt van Persona Legal Advocaten, alsmede van haar vennoten, elke advocaat, medewerker of stagiair, met betrekking tot prestaties geleverd in het kader van diens samenwerking met Persona Legal Advocaten, zal in ieder geval steeds beperkt zijn tot het bedrag dat wordt gedekt door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Persona Legal Advocaten (op dit ogenblik € 1.250.000,00), inbegrepen het bedrag van het eigen risico dat niet ten laste is van de verzekeraar.

6.3. Als schade mede veroorzaakt is door derden, zal Persona Legal Advocaten hoogstens aansprakelijk zijn voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van Persona Legal Advocaten, zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derden.

6.4. Persona Legal Advocaten is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen in de uitvoering van een opdracht ingevolge overmacht of enige (andere) gebeurtenis buiten zijn wil.

6.5. Een vordering ten aanzien van het kantoor moet op straffe van verval onverwijld in rechte worden ingesteld. Elke aanspraak ten aanzien van het kantoor vervalt in elk geval als de vordering niet in rechte is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot de vordering ontdekt werd, of redelijkerwijs kon ontdekt worden.

6.6. Onverminderd kortere termijnen ingevolge de wet of deze voorwaarden, verjaren alle vorderingen tegen Persona Legal Advocaten twee jaar na het einde van de betrokken opdracht.

6.7. De cliënt zal het kantoor en elke gelieerde persoon vrijwaren voor aanspraken van derden in verband met, of voortvloeiend uit, een opdracht van de cliënt of prestaties die Persona Legal Advocaten of gelieerde personen voor de cliënt hebben geleverd.

7. DUUR EN BEËINDIGING

7.1. Tenzij in de wet en/of in de opdrachtbrief voorzien eindigt de samenwerking tussen Persona Legal Advocaten en de cliënt automatisch van zodra de diensten, omschreven in de opdrachtbrief, zijn afgerond.

7.2. De cliënt kan op elk ogenblik de samenwerking beëindigen door Persona Legal Advocaten daarvan schriftelijk op de hoogte te brengen. Persona Legal Advocaten maakt haar eindstaat van kosten en ereloon over aan de cliënt, rekening houdende met zijn prestaties tot aan de beëindiging van de samenwerking.

7.3. Op eerste verzoek zal Persona Legal Advocaten aan de cliënt de stukken van het dossier terugbezorgen.

7.4. Persona Legal Advocaten kan te allen tijde een einde maken aan de samenwerking, door de cliënt hiervan schriftelijk te verwittigen. Voor de bepaling van het ogenblik waarop zij haar prestaties staakt, dient Persona Legal Advocaten rekening te houden met de mogelijkheid voor de cliënt om tijdig de nodige bijstand te verkrijgen van een andere advocaat.

8. VERPLICHTINGEN IN HET KADER VAN DE ANTI WITWAS REGELGEVING

8.1. Persona Legal Advocaten en de cliënt verbinden zich ertoe alle relevante wetten en voorschriften na te leven die handelingen van omkoping, corruptie en daarmee verband houdende criminele handelingen of onrechtmatige daden verbieden of bestraffen, zulks in al hun handelingen en relaties, ongeacht of deze verband houden met de onderhavige diensten die worden verleend in het kader van onderhavige overeenkomst anderszins, in welke vorm en op welke wijze dan ook.

8.2. Afhankelijk van de aard van de diensten die Persona Legal Advocaten aan de cliënt dient te verstrekken, is het mogelijk dat zij verplicht is de wetgeving en baliereglementering inzake anti witwas- en antiterrorismefinanciering strikt na te leven.³

In dergelijk geval, is Persona Legal Advocaten voornamelijk gehouden tot een identificatie- en waakzaamheidsplicht ten aanzien van zijn cliënt. In dat kader is Persona Legal Advocaten verplicht informatie over de identificatie, de kenmerken van de cliënt en doel en aard van de verrichting te bewaren gedurende 10 jaar. Persona Legal Advocaten kan, met het oog hierop, overgaan tot het uitvoeren van controles met behulp van externe elektronische databanken. De cliënt is zich bewust van de uitgebreide identificatieverplichtingen die worden opgelegd door de geldende preventieve antiwitwaswetgeving en aanvaardt dat de hiermee in overeenstemming zijnde kosten en erelonen worden in rekening gebracht.

De Antiwitwaswet verbiedt advocaten een zakelijke relatie met de cliënt aan te gaan en verplicht hen hun voorlopige tussenkomst te beëindigen wanneer zij de gevraagde informatie niet ontvangen. Het is dus belangrijk dat de cliënt medewerking verleent aan de acceptatieprocedure.

8.3. Deze procedure vergt de medewerking van de cliënt en verplicht cliënten die werken onder de vorm van een rechtspersoon of een andere juridische constructie om hun advocaat mee te delen wie de uiteindelijke begunstigde achter deze rechtsvorm is. De cliënt verbindt zich ertoe om Persona Legal Advocaten te informeren van elke wijziging die zijn of haar status kan beïnvloeden. De Cliënt verbindt zich ertoe de door Persona Legal Advocaten gevraagde informatie op eerste verzoek te bezorgen. Indien de cliënt de informatie weigert te verstrekken, nadat deze werd opgevraagd, zal Persona Legal Advocaten de zakelijke relatie niet kunnen aangaan en, indien hij reeds voorlopig heeft opgetreden, zal hij zijn verdere tussenkomst moet beëindigen. Daarnaast verplicht de antiwitwaswetgeving Persona Legal Advocaten in bepaalde omstandigheden om mogelijke vermoedens van witwassen of van financiering van terrorisme waarin de cliënt zou betrokken zijn, te melden aan de Stafhouder van haar balie.

Persona Legal Advocaten kan de cliënt vragen volgende documenten in te vullen en terug te bezorgen alvorens de zakelijke relatie een aanvang kan nemen:

• Kopij voor-en achterkant van de identiteitskaart van de cliënt natuurlijke persoon
• Formulier identificatie rechtspersoon met uittreksel statuten;
• Formulier identificatie uiteindelijk begunstigde met kopij paspoort en uittreksel uit UBO register;

8.4. Persona Legal Advocaten is niet aansprakelijk jegens de Cliënt voor de gevolgen van enige rapportering die te goeder trouw wordt gedaan.

9. ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE

9.1. Behoudens andersluidende schriftelijke instructie van cliënt mogen Persona Legal Advocaten en de cliënt correct geadresseerde e-mailberichten gebruiken voor zowel gevoelige als niet gevoelige documenten en andere communicatie in het kader van de opdracht van de cliënt.

9.2. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de bescherming van haar eigen systemen en belangen en zal, voor zover toegestaan door de wet jegens de andere partij verantwoordelijk zijn voor enig verlies, verzuim of schade dat voortvloeit uit het gebruik van het internet.

10. ALGEMEEN

10.1. Als een bepaling van deze voorwaarden (of een onderdeel ervan) nietig, onrechtmatig, niet-afdwingbaar of anderszins strijdig zou zijn met een wettelijke bepaling van dwingend recht of van openbare orde, zal dit slechts nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar zijn in de mate waarin de betreffende bepaling strijdig is met dwingend recht of de openbare orde en blijft die bepaling onverkort gelden in de mate waarin de bepaling niet strijdig is met dwingend recht of openbare orde. Bovendien zal dit de rechtsgeldigheid en afdwingbaarheid van de andere bepalingen van deze voorwaarden niet aantasten.

10.2. Een ongeldig beding zal vervangen worden door een wel geldige en afdwingbare bepaling die juridisch en economisch de draagwijdte en bedoeling van het ongeldig beding zo dicht mogelijk benadert (de ‘substitutiebepaling’). In dat geval zullen Persona Legal Advocaten en de cliënt onderling, dan wel de hoven en rechtbank die van geschillen omtrent een (vermeend) ongeldig beding kennis nemen, de substitutiebepaling vaststellen.

10.3. Alle (resultaten van de) werkzaamheden van vennoten of kantoormedewerkers van Persona Legal Advocaten blijven te allen tijde exclusief eigendom van Persona Legal Advocaten en mogen door de cliënt niet aan derden worden overgemaakt. In elk geval zullen derden zich daar niet op kunnen beroepen, noch aanspraken op basis daarvan kunnen laten gelden.

10.4. Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle medewerkers en derden waarmee de cliënt in contact komt in het kader van de opdracht. De cliënt zal deze voorwaarden tegenwerpelijk maken aan zijn bestuurders, aandeelhouders, personeel, tussenpersonen, onderaannemers en overige medewerkers, zodat ook zij hierdoor gebonden zijn.

Indien de cliënt een tussenpersoon is zijn onderhavige algemene voorwaarden eveneens van toepassing op de cliënt van de tussenpersoon.

10.5. Onverminderd hetgeen bepaald is in artikel 12, gelden deze voorwaarden niet alleen ten aanzien van en ten gunste van Persona Legal Advocaten, maar ook ten aanzien van en ten gunste van elke gelieerde persoon. Elke gelieerde persoon kan zich jegens de cliënt of derden derhalve rechtstreeks op deze voorwaarden beroepen.

10.6. Persona Legal Advocaten mag kopieën van documenten en bestanden, aangeleverd door de cliënt in verband met de opdracht bijhouden, om te voldoen aan de beroepsnormen en de interne beleidsregels inzake bewaring van documenten. Zij kan deze documenten ook vernietigen.

11. TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN

11.1. Deze algemene voorwaarden en de betrekkingen tussen Persona Legal Advocaten en de cliënt worden beheerst door het Belgisch recht en, voor zover van toepassing, door en met respect voor de deontologische regels van de Orde van Advocaten West-Vlaanderen.

11.2. Partijen regelen hun geschillen bij voorkeur in der minne. Zij laten voorafgaand aan elke procedure bij voorkeur de zaak oproepen tot minnelijke schikking voor de rechtbank of voor een daartoe bevoegde instantie bij de Orde van advocaten.

11.3. Indien de cliënt van mening is dat Persona Legal Advocaten ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens op onrechtmatige wijze gehandeld heeft, of niet of op onvoldoende wijze tegemoetgekomen is aan het (de) aan de Advocaat gerichte verzoek(en), kan de cliënt klacht indienen bij de nationale gegevensbeschermingsautoriteit.

Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission(at)privacycommission.be